Gaat u een vergaderruimte inrichten? Een fijne werksfeer bevordert de prestaties op kantoor. Het is daarom belangrijk dat de vergaderruimte goed is ingericht. Maar hoe doet u dit op de juiste manier? Hieronder vindt u drie aspecten waar u rekening mee kunt houden wanneer u een zakelijke ruimte inricht. Wanneer deze zaken, en met name punt drie goed op orde zijn, wordt de productiviteit bevorderd.

1. Sfeer

Het is belangrijk om een prettige sfeer te creëren in een vergaderruimte. Als de ruimte een aangename uitstraling heeft, is de kans groter dat uw zakelijke meeting prettig verloopt. De volgende elementen zijn belangrijk:

• Kleurgebruik
• Materiaalgebruik
• Verlichting
• Planten
• Kunst

Zorg ervoor dat de zakelijke ruimte aansluit bij de huisstijl van uw bedrijf. Gebruikt u bepaalde kleuren in uw logo? Dan kan het een goed idee zijn om deze kleur terug te laten komen in de vergaderruimte. Let wel even op de psychologische impact van kleur. Zo zorgen blauw- en bruintinten voor een rustige sfeer en kalmte. Zit er rood in uw logo? Dan kunt u deze kleur wellicht beter niet teveel doorvoeren in de vergaderruimtes, want rood kan voor onrust zorgen. Misschien is het wel een optie om dit terug te laten komen in een kunstwerk aan de muur.

Niet alleen de kleuren zijn van belang, ook de materialen die worden gebruikt, bepalen de sfeer. Zo heeft een houten vloer een hele andere uitstraling dan vloerbedekking. Voor vergaderruimtes kiest men vaak voor geluiddempende materialen op de vloer. Het is namelijk er hinderlijk om te moeten vergaderen met een echo of galm in de ruimte. Een groene wand met allemaal planten is momenteel ook erg populair, dit is niet alleen goed voor de akoestiek, het zorgt daarnaast voor meer zuurstof in de ruimte en bevordert de concentratie.  

Tot slot is de verlichting enorm belangrijk in een vergaderruimte. U kunt nog zulke mooie kleuren en materialen hebben gebruikt, als u vervolgens TL-balken ophangt, is de aangename sfeer direct verdwenen. Besteed dus ook voldoende aandacht aan kwalitatieve lampen die warm licht geven en de sfeer bevorderen in de ruimte.

2. Comfort

Hebt u ook wel eens vergaderd in een ruimte waar de stoelen niet lekker zaten? Precies, dan weet u dat dit de vergadering niet ten goed komt. Het leidt af en zorgt voor een onrustig gesprek.

Het is verstandig om te investeren in kwalitatief goed meubilair dat eenvoudig op de juiste hoogte kan worden gesteld. Wist u dat er ook goede opties zijn voor duurzaam, hergebruikt kantoormeubilair? Bij RDJ AV hebben we daar voor gekozen. De basis van de kantoortafels wordt hergebruikt en voorzien van een nieuw tafelblad. De frames van de gebruikte stoelen zijn opnieuw bekleed in onze bedrijfskleuren. Korte meetings kunnen ook heel goed staand worden gehouden. Hiervoor is het handig om vierkante of ronde statafels en/of een hoge vergadertafel in de ruimte plaatsen.

Het kan fijn zijn om verschillende opties te hebben: een plek waar u informeel kunt vergaderen met bijvoorbeeld een loungebank, een grote ovale tafel voor vergaderingen met grotere groepen en een hoge tafel voor staande vergaderingen. Zo is er voor elk type vergadering wel een ruimte of hoek die hierbij past.

Niet alleen de stoelen en tafels bepalen hoe comfortabel een ruimte aanvoelt. Een ander aspect zorgt hier ook voor, maar wordt vaak over het hoofd gezien: de luchtkwaliteit. In veel vergaderruimtes is dit een ondergeschoven kindje. Zonde, want niemand voelt zich prettig in een ruimte die te warm of te koud is. Daarnaast is de luchtvochtigheid in veel kantoren te laag. Dit zorgt voor droge ogen en een droge keel. Niet prettig wanneer u lang moet praten. Zorg er daarom voor dat de luchtkwaliteit aangenaam is wanneer u prettig wilt vergaderen.

3. Audiovisuele apparatuur

Is alle op orde qua sfeer en comfort? Vergeet dan de apparatuur in de vergaderruimtes niet. Hoe handig is het als je je laptop direct kunt aansluiten op een groot scherm, en met één druk op de knop ook de collega’s thuis online aan kunt laten sluiten? Geen tijd te verliezen maar direct samen aan de slag.

Tijdens vergaderingen en meetings worden vaak ideeën gedeeld of cijfers gepresenteerd. Het is van belang voor alle deelnemers aan de vergadering als deze weergegeven kunnen worden op een groot beeldscherm. Denk ook aan het afspelen van geluid bij het tonen van een filmpjes, of het interactief vergaderen met mensen die thuis of elders werken. Hoe fijn is het als je elkaar ook op afstand goed kunt zien en bovenal: goed kunt verstaan? Goed werkende audiovisuele vergaderapparatuur maakt dit mogelijk.
Een touchscherm kan ook toegevoegde waarde hebben. Zo kunt u bijvoorbeeld eenvoudig met de groep brainstormen en de deelnemers optimaal betrekken bij de vergadering.

Kunt u wel wat hulp gebruiken bij het inrichten van uw vergaderruimte? De audiovisuele specialisten van RDJ AV helpen u hier graag bij. We hebben ruime ervaring met het inrichten van vergaderruimtes. We denken graag met u mee welke audiovisuele apparatuur passend is in uw kantoorruimtes. De kantoorinrichter, de verlichtingsspecialist en de specialist in interieurbeplanting doen de rest. Samen zorgen we voor de juiste sfeer en vooral: voor de juiste faciliteiten in uw kantoorruimte. Zo nemen wij het vergaderruimte inrichten uit handen en zorgen wij dat u zorgeloos en eenvoudig kunt vergaderen met de juiste apparatuur.

Neem voor meer informatie contact met ons op via info@rdj-av.nl of bel: 0318-845980    
Neem ook eens een kijkje bij de gerealiseerde projecten.