Onlangs realiseerde RDJ AV in opdracht van Aeres Tech Productions een mooi project: een hybride studiedag voor Aeres die gelijktijdig plaatsvond op zes locaties in Nederland. Een complexe logistieke én technische uitdaging, waarbij kennisdeling centraal stond: zowel fysiek in de zaal als online via livestreams.
Zes locaties verspreid over Nederland
De hybride studiedag vond gelijktijdig plaats op zes plaatsen in Nederland: Almere, Leeuwarden, twee locaties in Dronten, Barneveld en Wageningen. Op al deze locaties verzorgde RDJ AV de volledige audiovisuele ondersteuning.
Doel: landelijke kennisdeling, fysiek én digitaal
De studiedag richtte zich op professionals in de agrarische en groene sector. Bezoekers konden fysiek op één van de locaties aanwezig zijn, en/of zich vooraf online inschrijven voor één of meerdere livestreams. Dankzij deze hybride opzet kon iedereen, waar dan ook in het land, deelnemen aan dezelfde presentaties en seminars. Zo werd actuele kennis breed en laagdrempelig gedeeld.
Gerealiseerde technische oplossing voor de hybride studiedag
Elke locatie werd ingericht met een professionele audiovisuele oplossing:
- Geluidsversterking voor heldere spraak en interactie;
- Een 85” scherm voor optimale zichtbaarheid van de presentaties;
- Twee videocamera’s:
- Eén totaalshotcamera voor overzicht van de ruimte;
- Eén PTZ-camera voor close-ups van de spreker;
- Een mobiele regieset met live camerawissels;
- Een koppeling naar WebinarGeek voor professionele streaming.
Elke deelnemer kon online kiezen voor het seminar of de presentatie die hij of zij wilde volgen. Bij de start van de dag werd een centrale videoboodschap van het bestuur van Aeres op alle locaties en online getoond.
Een strakke voorbereiding en vlekkeloze uitvoering
In de aanloop van dit evenement hebben we de wensen en verwachtingen van de klant besproken. Daarna is de logistiek voor dit hybride event goed doordacht. De dag voorafgaand aan het event werd iedere locatie de audiovisuele apparatuur al opgebouwd. Tijdens de hybride studiedag zelf waren op iedere locatie RDJ AV-technici gelijktijdig actief om het evenement, zowel fysiek als online, soepel te laten verlopen.
Positieve reacties
Vanuit de organisatie, de moderatoren én de sprekers ontvingen we veel waardering voor onze aanpak en het eindresultaat. Ook de online deelnemers waren enthousiast over de kwaliteit van beeld en geluid. Wij kijken samen met Aeres Tech Productions terug op een geslaagd project!
